合同在《中华人民共和国民法典》赋予其更明确的含义:合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。可见合同对于在其框架下的人、事、社会发展影响之大,作用之重。尤其是在经济全球化,科技、信息高度融合的新世纪,合同对于市场经济,对于企业的影响更加深刻。因此,就企业风险防控而言,加强合同管理,当属重中之重。
合同管理的具体内容及合同关系是一种法律关系,所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程全范围的管理,主要从涉企合同的拟制与签署等几方面来论述。
关于合同的拟制与签署。一般来讲,合同由谁起草,谁就把握主动权。起草一方的主动权在于可以根据双方协商的内容,认真考虑写入合同中的每一条款,斟酌选用对自己有利的措词,更好地考虑和保护自己的利益。在拟制与签署时应注意以下方面。
一,合同名称要与合同内容一致,要尽量使用统一的合同文本。例如本是加工承揽合同,却使用购销合同文本,为合同以后的履行和适用法律增添争议。
二,合作方应加盖其单位的公章,合作方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权的委托书。主要是为了应对一旦出现纠纷,能够在法律上确定我方为民法上所讲的“善意人”。
三,加盖公章应该清晰可见,防止他方或第三人的欺诈行为。
四,合同文本经过修改的,应由双方在修改过的地方盖章确认。
五,不要留有合同空白。对于合同而言,空白就是漏洞,在合同中留下空白,就等于把风险留给了自己。对此,签约时,要注意合同留白如无内容,一定要注明“该区域为空白区”,并且自己一定要留有备份。
第六,在拟制时,对于发生纠纷时,不管是仲裁还是诉讼,管辖地的选择上应当特别重视。对于企业来说,发生纠纷很正常,但是应当选择有利于自己的地域管辖,以节约经济和时间成本,提高纠纷的解决效率。
关于合同签订后的保管。首先,要将合同的复印件交由履行部门存查,保证以约履行;其次要及时归档保管,以免丢失。企业应设立专门的档案部门或档案专管员;以及制定合同管理制度,对合同进行规范管理。
合同对于企业风险防控的重要作用
一是有利提高企业管理水平、运营效率,防止企业内部管理问题风险化。完善、切实可行的合同管理,能够构建稳定、和谐的团队关系,提升企业的形象。能够使企业形成一种自然的工作机制,对于业务中出现与合同有关的问题有关机构和人员能够明确职责,并得到有效指引和解决途径,从而能够形成程序化的制度管理。对于抵抗风险来说,可防止企业“后院起火”。
二是监控、防范经营风险。企业经营中的风险有许多是在合同中立项、订立、和履行中发生的。通过规范的合同管理,加强合同中立项的审查以慎重决策减少不利投资;加强合同订立的管理可以减少合同订立过程中的因个人疏漏产生的风险;合同履行中控制可以保障合同利益得以更为及时、安全的实现;合同的备案与存档可以督促有关机构与人员更谨慎执行合同事务,防止风险。
三是应对未来风险。企业经营中遇到的部分危险的特点有不可预测性,但是合同拟制时,要具有未来眼光,要有预测性,在完善合同漏洞的同时还要对市场环境有更加深刻的了解,将可能的发生风险列入合同条款之内,以防止履约不能,例如附条件、附期限合同等等。
总而言之,随着我国市场经济的发展,企业只有围绕合同管理这个核心,不断完善管理漏洞,才能有效防范经营风险,在越来越激烈的竞争中求得生存和发展。